A sikeres rendezvényszervezés titkai

A jó helyszínválasztás jelentősen meghatározza a rendezvény sikerét. Vagy gratulálnak nekünk, elismerve, hogy mindenre gondoltunk, vagy hosszan emlegetnek majd a hibákért, ahogyan alapvető szempontokat figyelmen kívül hagyva, kicsúszott a szervezés a kezünk közül.

Sok múlik a helyszín megfelelő kiválasztásán és berendezésén!

Az esemény jellege nagymértékben befolyásolja, hogy milyen légkörrel, imázzsal és technikai paraméterekkel rendelkező helyszínt válasszunk a rendezvényünk helyszínéül. Míg egy csapatépítő programot ajánlott kültéri, vidám hangulatot sugárzó területen megtartani, ahol a közelben étkezési, pihenési, kikapcsolódási lehetőségek vannak, addig  exkluzív ügyfélvacsorához inkább a cégünk kiemelkedő stílusát, egyediségét hűen tükröző, nem mindennapi adottságokkal rendelkező termet válasszunk, így ügyfeleinknek maradandó pozitív élményt adhatunk (pl. Tisza Hotel***, Koncertterme).

Rendezvény területigénye:

A területigény meghatározásakor először el kell döntenünk a vendégek ültetési rendjét. Az ültetés elrendezése leggyakrabban az alábbiak valamelyike lehet: széksoros, bankettasztalos, iskolapados, körasztalos.

Konferenciák:

Míg egy konferenciaszék és hozzá minimálisan elvárható lábtér konkrétan meghatározható, addig egy-egy helyszín körasztal-kapacitása vagy annak meghatározása gyakorlatot igényel. Széksoros elrendezésnél egy-egy vendégre 0,5 nm-t számítunk. A konferenciák esetén a széksoros elrendezés mellett kényelmes, elegáns, de nem túl helytakarékos megoldás az iskolapados módszer, ahol azonban konferenciánk résztvevői kellemes méretű felületen tudnak jegyzetelni.

Gálaesemények:

Gálarendezvények esetén az asztal mérete általában sokkal nagyobb, mint amin a vendégeink a menüsort fogyasztják, hiszen különböző dekorációs elemekkel tudjuk a terítékünket – melyet szintén gondos előválasztás útján állítottunk össze – a rendezvény arculatához igazítani. Hiszen gyönyörű az oldalfal-dekoráció is, és a színpad mögötti ledrács is mutatós lehet, de a vacsorát fogyasztó személy legtöbbször a terítéket és az asztalközép dekorációt látja. Egy körasztal körbe ültethető 8-10-12 vendéggel, de a 12 fős körasztalnál feltétlenül javasoljuk, hogy átmérője legalább 200 cm legyen. Egy-egy körasztal a hozzá tartozó székekkel együtt 9 nm területet foglal, és a körasztalok egymáshoz viszonyítva 30-45 fokos szögben rendezhetőek be.

A bankettasztalok elhelyezésénél figyelni kell a vendégek és a felszolgáló személyzet közlekedési útvonalaira is. A túlzsúfolt teremkép nem csak a felszolgálást lassítja, hanem a vendégek komfortérzetét is radikálisan csökkenti. Ha egy helyszín befogadóképessége 40 db 10 fős körasztal, a valóban exkluzív rendezvények legfeljebb 25-30 asztalra teríthetőek.